在现代企业运营中，客户档案管理是提升服务质量、优化客户关系、增强市场竞争力的重要基础。为规范客户信息的收集、整理、存储与使用，确保客户资料的安全性与完整性，特制定本《客户档案管理办法》。

本办法适用于公司内部所有与客户相关的业务部门及工作人员，涵盖客户基本信息、交易记录、沟通记录、服务反馈等内容。通过系统化的管理流程，确保客户档案的准确性、及时性和可追溯性。

一、客户档案的建立与维护

客户档案应由相关部门在首次接触客户时建立，并根据客户业务发展情况定期更新。档案内容应包括但不限于：客户名称、联系方式、所属行业、合作历史、服务需求等。各部门需指定专人负责档案的录入与维护，确保信息真实有效。

二、客户档案的分类与存储

客户档案应按照不同业务类型或客户等级进行分类管理，便于查询与调用。电子档案应存放在安全的数据库中，设置访问权限，防止未经授权的查阅或修改。纸质档案应妥善保管于专用档案室，定期检查保存环境，避免损坏或遗失。

三、客户档案的使用与保密

客户档案仅限于公司内部相关人员在职责范围内使用，严禁擅自对外泄露。涉及客户隐私的信息必须严格保密，不得用于非业务目的。如因工作需要提供客户资料，须经相关负责人审批并做好登记备案。

四、客户档案的更新与销毁

客户档案应根据客户业务变化定期进行更新，确保信息的时效性。对于已终止合作的客户，其档案应保留一定期限，以便后续查询与分析。超过保存期限的档案，应在监督下进行合规销毁，防止信息泄露。

五、责任与监督

各部门负责人应对本部门客户档案管理工作负直接责任，定期组织自查，发现问题及时整改。公司管理层将不定期对客户档案管理情况进行抽查，对违反规定的行为予以通报并追究责任。

通过严格执行《客户档案管理办法》，公司将不断提升客户管理水平，为客户提供更加高效、专业、贴心的服务，进一步巩固企业的市场地位与品牌影响力。