为进一步规范公司内部文件的管理工作，提升办公效率，确保各类文件资料的安全性、完整性和可追溯性，结合公司实际情况，特制定本文件管理制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中涉及的文件起草、审批、归档、保存、调阅及销毁等全过程。

一、文件分类与标识

公司文件分为行政类、业务类、人事类、财务类、技术类等类别。各类文件应根据其性质和用途进行明确分类，并在文件标题或编号中体现，便于管理和检索。所有文件均需标注文件名称、编制部门、编制日期、版本号等基本信息。

二、文件起草与审批

1. 文件起草人应确保内容真实、准确、完整，符合公司相关政策和法律法规。

2. 文件起草完成后，需提交至相关负责人进行审核，经批准后方可正式发布。

3. 重要文件需经过多级审批流程，确保决策的科学性和合理性。

三、文件归档与保管

1. 所有正式发布的文件应及时归档，由专人负责管理。

2. 归档文件应按照时间、类别、部门等维度进行分类存放，确保查找方便。

3. 涉及公司机密或敏感信息的文件应单独保管，严格控制访问权限。

四、文件调阅与使用

1. 员工因工作需要调阅文件时，须填写《文件调阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅。

2. 禁止擅自复制、修改或删除已归档文件，确需修改的应按规定流程办理变更手续。

3. 外部人员调阅公司文件，须经公司高层审批并签署保密协议。

五、文件更新与废止

1. 随着公司发展或政策变化，原有文件可能需要修订或废止。相关部门应定期对现有文件进行评估，提出更新建议。

2. 废止文件应由文件管理部门统一处理，不得随意丢弃或销毁，防止信息泄露。

六、文件销毁

1. 对于已失效或不再使用的文件，应按照公司规定进行销毁处理。

2. 文件销毁前需填写《文件销毁申请单》，经审批后由指定人员执行，并做好销毁记录。

七、责任与监督

1. 各部门负责人应加强对本部门文件管理工作的监督，确保制度落实到位。

2. 公司将定期组织文件管理检查，对违反规定的行为进行通报批评或处罚。

本规定自发布之日起施行，由公司综合管理部负责解释和修订。请全体员工认真学习并严格执行，共同维护公司文件管理的规范化和制度化水平。

—— 公司综合管理部

发布日期：2025年4月5日