【告知函的格式及写法（信函范例）】在日常工作中，无论是企业与客户之间，还是单位内部沟通，告知函作为一种正式的书面沟通方式，具有重要的作用。它主要用于传达重要信息、通知事项或说明情况，具有一定的法律效力和规范性。本文将详细介绍告知函的基本格式、写作要点以及提供一份实用的信函范例，帮助读者更好地掌握这一文书的使用方法。

一、告知函的基本格式

告知函通常由以下几个部分组成：

1. 标题

标题应简洁明了，直接点明文件性质。例如：“告知函”、“关于……的通知函”等。

2. 收件人名称

明确告知的对象，可以是个人、单位或部门。如“致：XX公司”。

3. 发件人信息

包括单位名称、地址、联系人、联系电话等，便于对方联系。

4. 正文内容

正文是告知函的核心部分，需简明扼要地说明告知事项、背景、目的及要求。语言应正式、客观、准确。

5. 落款

包括发件单位名称、日期及盖章（如有）。

6. 附件（可选）

若有相关材料或文件，可在结尾处注明“附件：XXX”。

二、告知函的写作要点

1. 明确告知对象

告知函应针对特定的收件人，避免泛泛而谈，确保信息传递的准确性。

2. 内容清晰、重点突出

告知的内容要具体、明确，避免模糊不清。对于重要事项，应分点列出，便于阅读和理解。

3. 语气得体、措辞严谨

告知函虽为正式文书，但应保持礼貌、尊重的态度，避免使用过于生硬或带有情绪化的语言。

4. 注意时效性

告知函应及时发出，特别是涉及时间限制或紧急事项时，更应提前通知，以保证对方有足够的时间应对。

5. 保留记录

发送告知函后，建议做好登记或通过邮件、快递等方式进行留痕，以便日后查阅。

三、告知函范例

告知函

致：XX有限公司

尊敬的贵公司负责人：

您好！

根据我司与贵公司于2024年4月签订的合作协议，现就有关合同履行过程中出现的问题，特此向贵公司进行正式告知：

1. 贵公司自2024年7月起未按合同约定时间完成货物交付，已造成我司生产计划延误；

2. 我司已于2024年8月10日通过电话及电子邮件方式多次催促，但至今未收到有效回复；

3. 请贵公司于2024年8月25日前给予明确答复，并说明后续安排。

如贵公司无法按时履约，请及时与我司协商解决方案，以减少对双方合作的影响。

感谢贵公司的配合与支持，期待您的回复。

此致

敬礼！

发件单位：XX有限公司

联系人：张经理

联系电话：138-XXXX-XXXX

日期：2024年8月18日

（附：合作协议复印件）

四、结语

告知函作为正式沟通的重要工具，其格式和内容的规范性直接影响到信息传递的效果。撰写时应注意结构清晰、内容准确、语气恰当，同时结合实际情况灵活运用。希望本文能为读者提供实用参考，提升工作中的沟通效率与专业度。